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DOCUMENT D’ANALYSE FONCTIONNEL

-

FUNCTIONAL ANALYSIS DOCUMENT

Processus Achat

Microsoft Business Central

    1. ANAL

Almatech

Sommaire

1. Introduction 3

2. Vue d‘ensemble 4

3. Planification 5

4. Traitement d‘une livraison directe 6

5. Saisie d’une demande de prix 7

6. Saisie d’une commande cadre 8

7. Saisie d’une commande d‘achat 10

8. Saisie d’un retour d’une commande achat 12

9. Rapports achat 13

10. Historique achat 14

11. Annexe 1 : Liste d‘écarts 16

  1. Introduction

Ce document liste l’analyse fonctionnel sur les processus métier du client concernant le domaine des achats. Les principaux objectifs de l’analyse fonctionnel sont :

  • Visiter les sites clients comme les usines, entrepôts et/ou bureaux
  • Conduire des ateliers orientés processus.
  • Ne pas rentrer en profondeur sur les fonctionnalités de l’ERP ni faire de démonstrations
  • Comprendre la façon de travailler actuelle, les points faibles et les attentes globales et futures
  • Identifier les écarts critiques et les interfaces qui peuvent avoir un impact sur le projet
  • Identifier les volumes des référentiels et données transactionnelles
  • Confirmer le périmètre fonctionnel, technique, géographique et organisationnel du projet
  • Identifier un jeu de donnée nécessaire pour l’ERP pour mieux préparer les ateliers de démonstration.

Ce document a été préparé sur la base d‘atelier(s) réalisés avec les membres de l'équipe de projet suivants :

Atelier

Date

Lieu

Almakom

Client

1er atelier

Nom et Prénom

Nom et Prénom

2ème atelier

Nom et Prénom

Nom et Prénom

Versions du document

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Date

Description

Ecrit par

Approuvé par

Draft

JJ/MM/AAAA

Draft

Nom et Prénom

Nom et prénom

JJ/MM/AAAA

Liste de diffusion

Membre de l‘équipe

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Nom et Prénom

Nom et Prénom

  1. Vue d‘ensemble
    1. Schéma d’ensemble des processus achat

Les processus standards ERP qui font partie des ateliers d’analyse sur les achats sont :

3 Planification

3.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

3.2. Schéma des processus ERP : Planification 1.0

3.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

3.4. Documents et statistiques

3.1. Contexte et Hypothèses

Le processus d'achat du client est composé de trois types d'achats : projets, achats génériques société et achats mutualisés multi-projet. Les besoins projets sont anticipés ou constatés et les achats sont effectués au niveau de chaque projet. Le contrôle et la réception de la livraison sont effectués avec photos du colis non ouvert et puis colis ouvert avec les pièces.

La chaîne d'approbation est basée sur un seuil dépendant de la personne qui passe la commande ou du risque sur la commande. Les critères d'approbation incluent l'achat dans le budget ou pas.

Actuellement, il n'y a pas de document d'entrée en stock, ce qui crée des difficultés pour le chef de projet. La gestion des projets est effectuée avec des Work-Packages, des dates, des quantités et des budgets.

Les fonctionnalités souhaitées dans le système incluent le suivi de la confirmation de commande fournisseur, la date de livraison renseignée dans le système, l'intégration des coûts de transport liés à la commande, et la prise en compte des différents plannings.

Les hypothèses retenues incluent la nécessité d'avoir un suivi des dates d'expédition, la gestion des coûts dans le projet, et la création d'un Warehouse receipt pour paramétrer en tant que suivi par lot.

3.5. Volume des données

- La pièce ne peut être marquée "réceptionnée" que **après validation qualité (incoming inspection)**.
- Toute pièce ALM DES doit être étiquetée avec : numéro de projet, référence article, et numéro de série unique généré par le système.
- Les pièces standards (STC, COT) sont stockées dans le "stock général", tandis que les pièces projet vont dans un emplacement dédié au projet.
- La sur-réception (ex. 5 pièces reçues pour un besoin de 2) génère automatiquement un surplus affecté au stock projet ou général selon la codification.
- Les commandes doivent être liées à un projet et un numéro de projet est obligatoire sur le devis pour lier la commande au projet.
- Les certificats sont gérés par la Qualité Contrôle et sont obligatoires pour les pièces VOL.
- Les lieux de stockage sont les suivants : Payerne.
- Le suivi des lead times fournisseurs est effectué.
- Les différents plannings (fournisseur, transport, spécialité) sont pris en compte.
- Les champs "Due Date" et "Requested Receipt Date" sont utilisés.
- Les lignes budget ont des champs pour remonter le coût budgété ou le montant réel dans la commande.
- Les dates de planification dans les lignes projet sont gérées.
- Les pièces reçues sont prises en photo et les documents sont scannés avec la pièce pour assurer la traçabilité.
- Les non-conformités sont traitées avec le fournisseur et la facture n'est pas payée tant que la non-conformité n'est pas résolue.
- Les acomptes sont pris en compte pour certains fournisseurs.
- Les Incoterms sont gérés avec l'utilisation du champ "Shipment Method Code" et la ville doit être précisée lorsqu'un Incoterm est renseigné.

3.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

4 Traitement d‘une livraison directe

4.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

4.2. Schéma des processus ERP : Traitement d’une livraison directe 2.0

4.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

4.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

4.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

4.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

  1. Saisie d’une demande de prix

5.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

    1. Schéma des processus ERP : Demande de prix 3.0

5.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

5.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

5.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

5.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

6 Saisie d’une commande cadre

6.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

6,2, Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande cadre 4.0

6.3. Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande d’achat

6.4. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

6.5. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

6.6. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

6.7. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse (après la phase d'Analyse fonctionnel).

7 Saisie d’une commande d‘achat

7.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

7.2 Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande d’achat

7.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

7.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

7.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

7.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse (après la phase d'Analyse fonctionnel).

8 Saisie d’un retour d’une commande achat

8.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

8.2. Schéma des processus ERP : Saisie d’un retour d’une commande achat 6.0

Une image contenant texte, capture d’écran, diagramme, Police

Le contenu généré par l’IA peut être incorrect.

8.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

8.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

8.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

8.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

9 Rapports achat

9.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

9.2 Schéma des processus ERP : Rapport achat 8.0

9.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

9.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

9.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

9.6. Ecarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

10 Historique achat

10.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

10.2 Schéma des processus ERP : Historique achat 9.0

10.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

10.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

10.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

10.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

11 Annexe 1 : Liste d‘écarts

11.1. Liste d’écarts

La liste d’écart doit être initialisée et finalisée à la fin de la phase d’analyse.

Indiquer l’URL où la liste des écarts sera stockée (SharePoint / Teams / DevOps / Autre).

Contenu par Sections

Contenu organisé par sections avec édition individuelle.

3.1. Contexte et Hypothèses

3.1. Contexte et Hypothèses Le processus d'achat du client est composé de trois types d'achats : projets, achats génériques société et achats mutualisés multi-projet. Les besoins projets sont anticipés ou constatés et les achats sont effectués au niveau de chaque projet. Le contrôle et la réception de la livraison sont effectués avec photos du colis non ouvert et puis colis ouvert avec les pièces. La chaîne d'approbation est basée sur un seuil dépendant de la personne qui passe la commande ou du risque sur la commande. Les critères d'approbation incluent l'achat dans le budget ou pas. Actuellement, il n'y a pas de document d'entrée en stock, ce qui crée des difficultés pour le chef de projet. La gestion des projets est effectuée avec des Work-Packages, des dates, des quantités et des budgets. Les fonctionnalités souhaitées dans le système incluent le suivi de la confirmation de commande fournisseur, la date de livraison renseignée dans le système, l'intégration des coûts de transport liés à la commande, et la prise en compte des différents plannings. Les hypothèses retenues incluent la nécessité d'avoir un suivi des dates d'expédition, la gestion des coûts dans le projet, et la création d'un Warehouse receipt pour paramétrer en tant que suivi par lot.

3.3. Principales règles de gestion

- La pièce ne peut être marquée "réceptionnée" que **après validation qualité (incoming inspection)**. - Toute pièce ALM DES doit être étiquetée avec : numéro de projet, référence article, et numéro de série unique généré par le système. - Les pièces standards (STC, COT) sont stockées dans le "stock général", tandis que les pièces projet vont dans un emplacement dédié au projet. - La sur-réception (ex. 5 pièces reçues pour un besoin de 2) génère automatiquement un surplus affecté au stock projet ou général selon la codification. - Les commandes doivent être liées à un projet et un numéro de projet est obligatoire sur le devis pour lier la commande au projet. - Les certificats sont gérés par la Qualité Contrôle et sont obligatoires pour les pièces VOL. - Les lieux de stockage sont les suivants : Payerne. - Le suivi des lead times fournisseurs est effectué. - Les différents plannings (fournisseur, transport, spécialité) sont pris en compte. - Les champs "Due Date" et "Requested Receipt Date" sont utilisés. - Les lignes budget ont des champs pour remonter le coût budgété ou le montant réel dans la commande. - Les dates de planification dans les lignes projet sont gérées. - Les pièces reçues sont prises en photo et les documents sont scannés avec la pièce pour assurer la traçabilité. - Les non-conformités sont traitées avec le fournisseur et la facture n'est pas payée tant que la non-conformité n'est pas résolue. - Les acomptes sont pris en compte pour certains fournisseurs. - Les Incoterms sont gérés avec l'utilisation du champ "Shipment Method Code" et la ville doit être précisée lorsqu'un Incoterm est renseigné.

3.4. Documents et statistiques

Planification des achats La planification des achats est un processus clé dans l'atelier achats d'Almatech. Il s'agit de passer des commandes de manière efficace et efficiente pour répondre aux besoins des projets. **Documents et statistiques** Les documents et statistiques suivants sont utilisés pour planifier les achats : * Fiche article : permet de gérer les informations relatives aux articles, tels que le nom, la description, le prix, etc. * Journal des achats : permet de suivre les commandes passées et les livraisons reçues. * Workflow validation : permet de définir les étapes de validation pour les commandes et les livraisons. Les statistiques suivantes sont également importantes pour la planification des achats : * Stock de sécurité : permet de déterminer le niveau de stock minimum nécessaire pour chaque article. * Minimum Order Quantity (MOQ) : permet de déterminer le nombre minimum d'articles à commander pour chaque fournisseur. * Lead-time : permet de déterminer le délai de livraison pour chaque fournisseur. **Processus de commande** Le processus de commande consiste à passer une commande à un fournisseur après avoir reçu une offre. La commande est liée au projet et au devis. Les informations suivantes sont importantes pour la commande : * Numéro de projet : permet de lier la commande au projet. * Tâches projet : permet de consommer les articles commandés sur le projet. * Incoterms : permet de déterminer les conditions de livraison. * Shipment Method Code : permet de déterminer le mode de transport. **Réception et contrôle qualité** La réception des articles commandés est suivie par un contrôle qualité. Les informations suivantes sont importantes pour le contrôle qualité : * Quantité : permet de vérifier que la quantité reçue correspond à celle commandée. * Rattachement à la commande : permet de lier la réception à la commande. * Photos : permet de prendre des photos des articles reçus pour les archiver. * Tracking lot et série : permet de suivre les lots et séries des articles reçus. Le responsable qualité valide la réception après avoir effectué les inspections nécessaires.

3.5. Volume des données

[INFORMATION MANQUANTE]

3.6. Écarts critiques et interfaces

**Écarts critiques et interfaces** Les besoins projet sont anticipés ou constatés, ce qui entraîne des achats spécifiques optimisés pour chaque projet. Les instructions d'incoming sont données par le chef de projet, et les certificats sont gérés par la Qualité Contrôle. Cependant, il n'y a pas nécessairement besoin d'avoir les certificats pour toutes les petites commandes. **Écarts critiques** * Pas de document d'entrée en stock, ce qui peut entraîner des difficultés pour le chef de projet pour contrôler et réceptionner les livraisons. * Pas de suivi de la confirmation de commande fournisseur. * Pas de date de livraison renseignée dans le système. * Pas d'intégration des coûts de transport liés à la commande. * Pas d'inspection systématique à la réception. * Chaque colis reçu est pris en photo, mais il n'est pas toujours clair à qui il est destiné. * Le Chef de Projet donne l'instruction de faire un contrôle qualité léger ou approfondi, mais il n'y a pas de processus détaillé d'inspection. **Interfaces nécessaires** * Intégration avec les autres applications, services ou départements impactés, tels que la Gestion des projets, les Work-Packages, les dates / quantités / budget. * Intégration avec les fournisseurs pour la gestion des coûts, des Incoterms et des certificats. * Intégration avec la Qualité Contrôle pour la gestion des certificats et des processus d'inspection. **Références à Microsoft Dynamics 365 Business Central** * Fiche article : gestion des articles en stock, non inventory et service. * Journal des achats : gestion des achats spécifiques optimisés pour chaque projet. * Workflow validation : processus d'approbation formalisé pour les commandes. * Tableau de bord adapté au profil pour l'utilisateur avec les informations pertinentes. * Export facile dans Excel pour la gestion des données.

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